10 Tip dan Trik Memakai Slack untuk Tingkatkan Produktivitas

Dalam beberapa tahun belakangan, pamor Slack sebagai salah satu softwarepenunjang kolaborasi dalam perusahaan kian menanjak. Slack sempat meraih posisi puncak dalam daftar Forbes Cloud 100 pada 2016 silam, dengan jumlah pengguna mencapai jutaan orang setiap hari di seluruh dunia.

Kelebihan utama Slack adalah kemampuan untuk mencari apa pun dalam percakapan, fail, atau gambar yang dibagikan dalam aplikasinya. Meski demikian, kemampuan pencarian pengguna yang belum berlangganan fitur premium Slack akan dibatasi hanya pada 10.000 pesan terakhir.

Sebagai software percakapan kolaboratif, Slack hadir dengan sejumlah fitur dan trik yang dapat membuat produktivitas kamu dan tim meningkat secara eksponensial. Saya telah merangkum sepuluh tip yang bisa membuat efisiensi dan efektivitas kamu meningkat ketika menggunakannya. Berikut sepuluh tip memakai Slack yang perlu kamu ketahui!

Shortcut keyboard untuk memunculkan daftar lengkap shortcut apa saja yang tersedia pada Slack.

Manfaatkan shortcut keyboard agar navigasi lebih efisien

Mouse dan keyboard merupakan perangkat standar yang bisa kamu gunakan untuk berinteraksi dengan Slack. Namun, waktu yang kamu pakai untuk meraih mouse dan menggeser-gesernya dapat diminimalisir dengan optimalisasi fungsi pada keyboard.

Berikut ini adalah sederet shortcut keyboard yang bisa kamu manfaatkan untuk meningkatkan efisiensi saat menggunakan Slack:

  • Ctrl + K – Quick Switcher untuk pindah ke percakapan/grup lain
  • Ctrl + F – mengakses menu search
  • Ctrl + J – menuju ke pesan-pesan yang belum dibaca
  • Ctrl + U – mengunggah fail dalam percakapan
  • Ctrl + Shift + T – lihat semua thread percakapan di mana kamu terlibat

Selain sederet tombol di atas, kamu juga menekan “Ctrl + /” (atau “Command + /” pada Mac) untuk melihat daftar lengkap shortcut keyboard dalam Slack yang bisa kamu gunakan.

Gunakan ragam format teks untuk menekankan pesan

Kamu bisa mengubah format teks dalam percakapan untuk menekankan pesan-pesan tertentu. Slack mendukung sejumlah format teks dasar, seperti cetak miring, cetak tebal, hingga kutipan. Kamu hanya perlu mengapit teks yang hendak diubah formatnya dengan simbol-simbol tertentu.

Berikut adalah sederet format teks yang bisa kamu pakai beserta simbol dan shortcut keyboard terkait di Windows (ganti tombol Ctrl jadi Command untuk Mac):

  • Cetak miring – _teks_ (Ctrl + I)
  • Cetak tebal – *teks* (Ctrl + B)
  • Coret – ~teks~ (Ctrl + Shift + X)
  • Tampilan kode – `teks` (Ctrl + Shift + C)
  • Daftar – • teks (Ctrl + Shift + 8)
  • Daftar numerik – 1. teks (Ctrl + Shift + 7)
  • “Kutipan” – > teks (Ctrl + Shift + >)

 

Cara untuk menambahkan bintang dalam pesan-pesan penting di Slack.

Bintang dan pin supaya tak kehilangan pesan penting

Menaruh pengumuman penting dalam suatu percakapan grup atau pesan penting dari lawan bicara jadi mudah berkat fitur Pin. Pesan yang diberi pin akan bisa diakses dengan mudah oleh seluruh pihak-pihak yang terlibat dalam percakapan.

Bagaimana kalau pesan penting tersebut ditujukan hanya bagimu seorang dan kamu ingin agar bisa mengaksesnya dengan mudah? Kamu bisa memanfaatkan fitur Star. Pesan yang kamu tandai dengan bintang dimasukkan dalam kategori Starred Messages, dan bisa diakses dari mana saja dalam Slack.

Tampilan percakapan dalam thread di Slack.

Thread bantu percakapan tetap fokus

Sering kali alur percakapan di antara para anggota grup berlangsung dengan sangat capat, dengan beragam topik yang muncul silih berganti. Kemunculan topik-topik berbeda tersebut berpotensi membuat kamu sulit untuk membalas suatu pesan yang terlanjut renggelam oleh dinamika percakapan.

Di sinilah thread berfungsi. Dengan memberi tanggapan lewat fitur ini, kamu bisa memberi tanggapan secara spesifik pada suatu topik, tanpa perlu teralihkan perhatiannya pada topik-topik baru yang bermunculan sebelum atau setelahnya.

Dapatkan perhatian pihak-pihak terkait dengan mention

Fitur mention memungkinkan kamu mendapatkan perhatian dari pihak-pihak yang ingin kamu panggil lewat Slack. Kamu cukup mengetik simbol “@” dengan diikuti nama orang yang ingin kamu panggil.

Pihak yang namanya disebutkan akan mendapatkan notifikasi berupa ikon khusus yang dilengkapi angka untuk menandakan berapa banyak pesan ditujukan kepadanya, serta suara unik untuk mengambil perhatian lewat indera pendengarannya.

Kamu juga bisa mendapatkan perhatian dari seluruh anggota suatu grup percakapan secara langsung. Cukup ketik “@channel” untuk memberikan “mencolek” semua orang di satu grup.

Cara mengakses pengaturan notifikasi di Slack.

Atur perilaku notifikasi guna meminimalkan gangguan

Meski fitur notifikasi berguna untuk mendapatkan perhatian dari pihak-pihak terkait, namun terlalu banyak menerimanya malah bisa menimbulkan wanprestasi dan mengalihkan perhatian dari hal-hal yang benar-benar penting.

Kamu tidak ingin terganggu oleh diskusi mengenai hasil arisan kantor atau bagaimana kucing peliharaan seorang rekan kerja baru beranak saat sedang dikejar tenggat waktu, bukan?

Pengaturan notifikasi ini bisa kamu akses pada menu Preferences di Slack (shortcut keyboard “Ctrl + ,” untuk Windows atau “Command + ,” untuk Mac). Hal yang bisa kamu atur beraneka ragam, mulai dari informasi apa saja yang muncul dalam notifikasi, jenis suara yang muncul, hingga notifikasi dari sumber apa saja yang ingin kamu terima.

Bila kamu menginginkan notifikasi atas kata-kata penting tertentu (keyword), maka Slack juga bisa memberikannya sesuai kebutuhan tertentu. Sebagai contoh, bila kamu seorang developer aplikasi yang bertugas untuk memecahkan masalah terkait bug, maka mungkin kamu ingin menyalakan notifikasi atas keyword “bug” dan “error“.

Salah satu contoh membuat pengingat di dalam Slack.

Pakai fitur pengingat agar tak ada hal penting terlewat

Berkolaborasi dengan suatu tim akan membuatmu mendapatkan berbagai permintaan dari rekan-rekan setim. Terkadang kamu akan menerima banyak permintaan dalam waktu berdekatan, dan harus mengerjakan banyak hal sekaligus.

Lupa adalah sifat dasar manusia, apalagi bila dihadapkan dalam situasi yang mendesak dan penuh sangat sibuk. Di kala menghadapi kondisi demikian, kamu dapat menggunakan pengingat untuk memastikan tidak ada hal yang terlewat, serta semua pekerjaan telah ditindaklanjuti.

Cukup dengan mengetik “/remind”, kamu dapat menggunakan fitur pengingat dalam Slack. Kamu bisa menambahkan pesan apa pun, menyetel kapan pengingat ini akan muncul, hingga menambahkan mention di dalamnya agar pihak-pihak yang terlibat dapat menerima pengingat tersebut.

Kamu juga bisa memanfaatkan fitur pengingat untuk dirimu sendiri dengan memanfaatkan opsi “remind me about this”. Opsi tersebut bisa kamu temukan dengan mengeklik tombol Message Actions (simbol titik tiga di bagian kanan balon teks). Opsi ini sangat berguna bila ada hal-hal penting yang muncul dalam percakapan dan perlu kamu kerjakan.

Ilustrasi fungsi bot dalam Slack.

Tugaskan Slackbot mengelola FAQ

Terkadang muncul suatu pertanyaan sama yang muncul berulang-ulang dari para anggota grup, entah itu kode hex warna dari logo perusahaan, passwordWi-Fi di kantor, atau berapa jatah uang makan yang diterima karyawan per hari saat melakukan perjalanan dinas.

Kamu bisa memanfaatkan bot dalam Slack untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan dari para anggota perusahaan yang sering muncul. Dengan memanfaatkan bot, orang yang berkompeten menjawabnya tak perlu menuliskan jawabannya berkali-kali, dan sang penanya bisa memperoleh informasi yang dicarinya secara cepat dan akurat.

Kamu bisa mengatur bot dalam Slack lewat menu Customize Workspace yang diakses lewat browser web. Semua admin bisa dengan bebas menambahkan pertanyaan dan respons apa yang akan muncul tiap kali ada anggota tim yang menuliskan pertanyaan spesifik.

 

Contoh penggunaan search modifier dalam Slack.

Cari apa pun dengan lebih presisi berkat search modifier

Kemampuan pencarian apa pun dalam Slack terkadang membuat orang yang melakukannya kewalahan sendiri. Sebagai contoh, ketika mencari kata “THR” dalam Slack, mungkin kamu akan mendapatkan hasil pencarian dari semua orang yang pernah mengetik kata “THR” dalam percakapan.

Di sini kamu dapat memanfaatkan search modifier untuk mempertajam pencarianmu. Berkat fitur ini, kamu bisa melakukan pencarian kata “THR” secara presisi dalam percakapanmu dengan seorang staf SDM yang bernama Rita dengan mengetik “from:@Rita THR”

Berikut adalah sejumlah search modifier yang bisa kamu gunakan untuk mempertajam hasil pencarian:

  • from:[user name orang] – untuk mencari teks dari orang yang spesifik.
  • in:[nama channel] – untuk mencari teks dalam channel tertentu
  • has:pin – mencari teks dalam pesan yang telah dipin.

Kamu juga bisa mencari suatu teks secara spesifik, sebagai berikut:

  • Mengapit frase dengan tanda petik untuk mencari suatu frase secara spesifik. Contoh: “negara Republik Indonesia”
  • Menggunakan tanda bintang untuk memunculkan semua kata yang memiliki huruf-huruf serupa. Contoh: mengetik Ind* akan memunculkan “Indonesia”, “India”, hingga “Indochina”.
  • Menggunakan tanda minus untuk mengeluarkan suatu kata dari pencarian. Contoh: mengetik “negara republik -Indonesia” akan menghasilkan pencarian berbagai frase “negara republik” dan mengesampingkan “negara republik Indonesia”.

Masih banyak search modifier lain yang bisa kamu manfaatkan untuk mempertajam hasil pencarian. Kamu bisa membaca selengkapnya di sini.

Tambahkan app agar Slack makin serba guna

Slack memiliki banyak app yang kompatibel dengannya, sehingga kamu bisa mengakses sejumlah fitur dari aplikasi-aplikasi lain tanpa harus meninggalkan Slack. Koleksi aplikasi yang kompatibel juga cukup ekstensif, mulai dari Google Drive, Skype, hingga Trello.

Kamu bisa memilih aplikasi-aplikasi tersebut pada laman app di Slack. Setelah terinstal, kamu perlu melakukan otorisasi akses aplikasi tersebut untuk bisa bekerja pada Slack.

(Diedit oleh Pradipta Nugrahanto)

 

ABOUT WRITER

Recommended Posts

Leave a Comment